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北京協和醫學基金會檔案管理辦法

第一章 總則

  第一條 為了確保北京協和醫學基金會(以下簡稱“基金會”)檔案的完整、準確、系統,使檔案管理工作規范化、制度化,以便及時有效地為決策者及有關人員提供有價值的檔案資料,使基金會各項工作得以順利開展,依據《中華人民共和國檔案法》、《基金會管理條例》、《社會團體登記管理條例》和《會計檔案管理辦法》等相關規定,特制定本辦法。

 

第二章 檔案的組織機構

第二條 基金會檔案由基金會辦公室負責收集、整理和保管,秘書長負責檢查、指導工作。

第三條 本基金會檔案管理人員的職責:

(一)了解基金會的工作業務,掌握基金會文件材料的歸檔范圍,收集管理基金會的文件材料;

(二)認真執行日常歸檔制度,對文件材料及時收集歸卷;

(三)對檔案資料負有保密義務。

 

第三章 檔案歸檔范圍

第四條 檔案歸檔范圍是指基金會原始檔案和在各項業務活動中形成的所涉及內容處理完畢或暫告一段落并具有查考、保存價值的,需集中保管的各種載體的信息。主要有:

(一)上級主管部門的文件材料

登記管理機關和業務主管部門向本基金會頒發或出具的各種有效證件及憑證;

(二)本會的文件材料

1.本會成立、變更、年檢、評估、章程、制度等文件資料;

2.本會理事會的會議記要;

3.本會的各項相關財務資料;

4.本會的各項慈善項目資料;

5.本會財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊等;

6.本會理事會成員、工作人員和志愿者的基本資料;

7.本會工作人員任免的文件材料以及關于獎勵、處分、考核、評先的文件材料;

8.本會員工工資福利、考核、獎懲、辭退等文件材料;

9.本會召開理事會、表彰大會等重要會議材料,以及各種聲像材料;

10.本會與有關個人、團體、企事業單位來往的協議書、合同、重要文件及需要執行的法規性文件;

11.其他具有保存價值的文件材料。

 

第四章 檔案的收集管理

第五條 基金會每年所開展的各項工作及活動,按照歸檔的要求,由主要工作和活動的負責人在工作和活動結束后,及時將文件資料集中整理后交基金會辦公室。

第六條 歸檔的文件材料要求完整、齊全、準確,并分類整理,歸檔材料應妥善管理,不得丟失或損毀。

第七條 檔案管理人員應將歸檔的文件材料按規定分類、整理、裝訂、編目、保存,便于理事會參考利用。

第八條 承辦人員借用文件材料時,應按規定辦理臨時借用文件材料的登記手續。

第九條 檔案管理人員工作變動或因故離職時,應將經辦的文件材料與接辦人員交接清楚,填寫移交單,不得擅自帶走或銷毀

第十條 會計檔案管理應嚴格按照《非營利組織會計制度》執行。

 

第五章 附則

第十一條 本辦法的解釋權在北京協和醫學基金會。

第十二條 本辦法自頒布之日起執行。