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北京協和醫學基金會存貨管理辦法

為加強北京協和醫學基金會(以下簡稱“基金會”)存貨的管理,特制定本管理辦法。

第一條  存貨的范圍

(一)捐贈物資:是指接受捐贈或從其它渠道無償取得的物資。

(二)自采購物資:基金會采購的物資。

(三)其他存貨。

第二條  存貨的計價

(一)購入的存貨按實際支付的買價記賬。

(二)接收捐贈的存貨,按照捐贈人提供的發票、協議或其他憑據記賬,無法提供的按同類存貨的公允價值確認捐贈收入,接受捐贈時發生的相關費用應計入管理費用或業務活動成本。

(三)存貨不需攤銷,應及時用于公益活動。

第三條  存貨的管理

(一)基金會秘書處根據物資入庫單或供應商出庫單,辦理物資入庫;

(二)基金會接受饋贈和本會人員上交的禮品,統一交基金會秘書處負責登記、處理。

(三)物資的轉贈、義賣、調換、自用等使用出庫,需辦理資助或交接手續并登記。

第四條  基金會秘書處每年對庫存物資進行盤點。對出現丟失、毀損、損耗等情況,要查明原因和責任人。因使用不當、人為損壞、丟失、保管不當等情況,由責任人按照賬面折舊后金額賠償;自然損耗需提交相關報告,經秘書長批準后進行賬務處理。

第五條  物資出入庫時,需由兩名(或兩名以上)人員辦理。

第六條  財務人員對存貨進行分類核算,并對存貨管理工作進行監督檢查。

第七條  為節約捐贈物資和自采購物資的管理成本,保障物資的安全、有效,經與保管方辦理相關手續后,可交托第三方保管。

第八條  為避免捐贈物資積壓,基金會接受捐贈的物資著重管理以下方面:

(一)不盲目接受物資捐贈

接受捐贈物資,要充分考慮基金會執行能力、保管條件、捐贈人需求、基金會業務范圍等問題,不能為追求業績或其他因素而盲目接受物資捐贈,為捐贈物資后續執行與管理留下不良隱患。

(二)不積壓捐贈物資

1.基金會根據項目進度按計劃采購捐贈物資(無論是自行采購還是為項目或專項基金采購),并確保及時用于項目實施,嚴格杜絕采購捐贈物資造成庫存積壓。

2.對于接受捐贈的物資,部門之間要加強協調,負責實施(發放)環節的部門應提前介入,盡量做到接受捐贈與使用捐贈同步進行,不僅可以有效的利用捐贈物資,而且避免形成庫存積壓。

3.為減少捐贈物資積壓帶來的風險,捐贈物資的管理目標為“零庫存”。

第九條 本辦法未盡事宜,按有關法律、法規、規章和基金會章程的規定執行。

第十條 經三分之二出席理事同意,理事會可對本辦法進行修改,本辦法則由理事會負責解釋。

第十一條 本辦法于2022年9月2日經第三屆理事會第29次會議審議修訂。